Jede Kategorie (Offerten, Rechnungen, etc.) hat eigene Status definiert. Zwei Beispiele:

Offerte: Entwurf, Offen, Akzeptiert, Abgelehnt

Rechnung: Entwurf, Offen, Gemahnt 1, Gemahnt 2, Bezahlt, Storniert

Diese sind durch die Applikation vorkonfiguriert, Sie können den gesamten Ablauf allerdings an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, siehe Auftragskategorien. Nur für die PRO-Version.

Den Status eines Dokuments ändern Sie ganz einfach, indem Sie auf "Nächster Schritt" und dann auf den gewünschten Status klicken.

Verknüpfte Aktion

Ein Status kann eine Aktion verknüpft haben, welche automatisch durch den Statuswechsel ausgeführt wird. Es gibt zwei Arten von Aktionen:

  1. Buchen
  2. Weiterführen als

Buchen

Wenn Sie bei einer Rechnung auf "Bezahlt" wechseln, dann werden Sie gefragt, ob Sie dazu eine Zahlung erfassen möchten.

Mit dem Statuswechsel alleine wird nämlich noch keine Zahlungsbuchung vorgenommen, diese müssen Sie noch erledigen. Durch die verknüpfte Aktion können Sie dies trotzdem gleich mit dem Statuswechsel zusammen vornehmen.

Sie können solche Aktionen auch selbst definieren unter Status bearbeiten.

Weiterführen als

Dies ist ein PRO-Feature, nicht verfügbar in der Gratis-Version.

Wenn Sie bei einer Rechnung auf "Erinnert 1" wechseln, dann werden Sie gefragt, ob Sie dazu das Dokument "Zahlungserinnerung" erstellen möchten.

Der Status "Erinnert 1" ist nur das: Ein Status des Rechnungsdokuments. Damit alleine können Sie noch keine Zahlungserinnerung verschicken. Klicken Sie auf "Ja", und Sie können das Mahnungsdokument aus der Rechnung erstellen, mit einem eigenen Datum, eigenen Positionen usw. Die Positionen könnten Sie allenfalls auch ändern, z.B. wenn Sie noch eine Mahngebühr hinzufügen möchten.

Sie können solche Aktionen auch selbst definieren unter Status bearbeiten.

Auswirkungen eines Status

Zunächst hat ein Status keine weiteren Auswirkungen, ausser dass der Status gesetzt ist. Es gibt ein paar Auswirkungen, welcher ein Status haben kann:

  • Buchungen werden erstellt oder nicht
  • Lagerbestände von Artikeln werden angepasst oder nicht
  • Das Dokument gilt als abgeschlossen oder nicht

Mehr Informationen dazu finden Sie unter Status bearbeiten.